Gebruik en opslag persoonlijke gegevens in de iVTG

De WiV (werkgroep interuniversitaire voortgangstoets geneeskunde) gebruikt persoonlijke gegevens voor het verwerken van de voortgangstoetsresultaten, het presenteren van de individuele feedback in het ProF systeem, en het bepalen van de jaarlijkse examenuitslag voor een deel van de deelnemende faculteiten.

Voorafgaand aan de afname worden per student de volgende gegevens verzameld en verwerkt: de instelling en opleiding van de student, het student-identificatienummer, het meetmoment-niveau waarop de student meedoet aan de afname. Na afloop van de afname worden de gegeven antwoorden op de vragen daar aan toegevoegd.  Deze gegevens worden opgeslagen in een centrale landelijke database en bewaard tot maximaal 10 jaar na het afstuderen van de student. Mutaties in deze gegevens worden traceerbaar opgeslagen in de database.

Voor iedere deelnemende student worden de volgende scores berekend en opgeslagen in de centrale database: totaalscore, goed-score, fout-score en vraagteken-score. Deze gegevens worden ook uitgerekend en opgeslagen per subdomein (categorie en discipline). Op basis van deze gegevens worden geaggregeerde rapporten gemaakt t.b.v. van toetsanalyse en normbepaling. Na de normbepaling worden de toetsuitslagen per student bepaald en opgeslagen in de centrale database.

Iedere student ontvangt op basis van deze gegevens een individueel rapport van de toets-resultaten. Verder worden geaggregeerde rapporten per instelling aangemaakt.

Ten behoeve van de individuele longitudinale feedback aan studenten in ProF worden gegevens na iedere toetsafname uit de centrale gegevensbank geëxporteerd, verwerkt en opgeslagen in de database van het ProF systeem (waarbij oude gegevens in ProF worden gewist). Hierbij worden van iedere actieve student (dwz. in de voortgangstoets) de volgende gegevens opgeslagen: de instelling en opleiding van de student, het student-identificatienummer, meetmoment per deelgenomen toets, de uitslag, totaalscore, goed-score, fout-score en vraagteken-score. Deze gegevens worden ook uitgerekend en opgeslagen per subdomein (categorie en discipline). Bovendien wordt het zogenaamde voldoende-niveau en goed-niveau uitgerekend en opgeslagen.  Hiernaast worden geaggregeerde gegevens per meetmomentgroep bepaald en opgeslagen.

Het ProF systeem maakt van Surfconext gebruik om studenten en medewerkers te laten inloggen. Hierbij verstrekken de instellingen via Surfconext de volgende gegevens (attributen) aan ProF die worden gebruikt om de student te autoriseren: het (student)identificatienummer en de instellingscode. Van de inlogpogingen in ProF en de bijbehorende tijdstippen en attributen wordt een logfile gemaakt die kortdurend wordt opgeslagen met als doel inlogproblemen en Surfconext problemen te verhelpen.

Ten behoeve van het monitoren van het gebruik en het effect van het ProF systeem, worden de page-views gelogd, samen met een geanonimiseerde id-code van de gebruiker en de instellingscode. Het IP nummer van de gebruiker wordt niet traceerbaar gemaskeerd.

Voor het bepalen van de jaarlijkse examenuitslagen wordt gebruik gemaakt van een online rekensysteem. Voor dit systeem worden na ieder toets de volgende gegevens uit de centrale database geëxtraheerd: per actieve student de instelling van de student, het student-identificatienummer, meetmoment en uitslag per deelgenomen toets. Vanuit de instelling die dit systeem gebruikt wordt een absentiebestand geüpload met daarin voor de betrokken student per deelgenomen toets: student-identificatienummer, eventueel gecorrigeerd meetmoment, absentiecode (dwz niet absent, geoorloofd absent, ongeoorloofd absent). Het systeem produceert op basis hiervan voor iedere betrokken student de examenuitslag.  De gegevens in dit systeem worden bij iedere nieuwe toets gewist.

De hierboven genoemde gegevens kunnen onder strikte voorwaarden voor wetenschappelijk onderzoek worden gebruikt. Hiervoor dient altijd toestemming te zijn verleend door betrokken verantwoordelijken (bij gebruik van niet-anonieme data ook van de betrokken studenten). Iedere extractie van gegevens voor wetenschappelijk onderzoek wordt opgenomen in een dataverzoekregister.